Rhannu'r dudalen hon

Dewiswch symbol:

Lluniau Swyddi

  • Mae dynes yn eistedd wrth ddesg ac yn teipio ar fysellfwrdd cyfrifiadur. Hefyd, mae ffôn ac argraffydd ar y ddesg. Mae dogfennau papur wedi'u gosod ar yr hysbysfwrdd sydd ar y mur y tu ôl i fonitor y cyfrifiadur.

    Mae ysgrifenyddion yn defnyddio cyfrifiaduron i lunio llythyrau a dogfennau eraill.

  • Mae dynes yn eistedd y tu ôl i ddesg sy'n llawn dogfennau papur. Yr ochr arall i'r ddesg, mae menyw arall yn eistedd sy'n ysgrifennu mewn llyfr nodiadau.

    Defnyddio llaw fer i wneud nodiadau tra bo'r rheolwr yn siarad.

  • Mae dynes yn eistedd wrth ddesg mewn swyddfa. Mae'n gwisgo ffonau clust ac yn teipio ar fysellfwrdd cyfrifiadur.

    Defnyddio offer clywedol i drosi nodiadau sydd wedi'u recordio.

  • Mae dynes yn eistedd wrth ddesg ac yn edrych ar ddogfen bapur sydd wedi'i hargraffu. Mae dyn yn sefyll wrth ei hymyl sydd hefyd yn edrych ar y ddogfen.

    Mae angen sgiliau da ar ysgrifenyddion i gyfathrebu a gweithio mewn tîm.

  • Mae dynes yn eistedd wrth ddesg mewn swyddfa ac yn ysgrifennu mewn dyddiadur.

    Diweddaru dyddiadur y rheolwr.

  • Mae dynes yn eistedd wrth ddesg ac yn teipio ar fysellfwrdd cyfrifiadur. Mae'n edrych ar ddogfen bapur ger y bysellfwrdd.

    Defnyddio cymhwysiad meddalwedd cyhoeddi pen desg.

  • Mae dynes yn eistedd wrth ddesg swyddfa sydd ger ffenestr ac mae'n agor llythyrau.

    Agor ac ymdrin â phost y diwrnod.

  • Mae dynes yn sefyll ger cwpwrdd ffeilio agored gan ddal dogfen yn ei llaw.

    Ffeilio ychydig adroddiadau.

  • Ysgrifennydd

Ysgrifennydd/Ysgrifenyddes

Cyflwyniad

Mae ysgrifenyddion yn rhoi cymorth gweinyddol i reolwyr a phroffesiynolion eraill. Mae eu dyletswyddau yn cynnwys defnyddio cyfrifiadur i lunio llythyrau, adroddiadau a dogfennau eraill, ateb galwadau ffôn, trefnu cyfarfodydd, cadw dyddiadur y rheolwr ac ymdrin ag ymwelwyr.

Fideo - Zelda: Ysgrifennydd Dwyieithog

Fideo - Sarah: Ysgrifennydd Cyfreithiol

Fideo - Hayley: Ysgrifennydd Cyfreithiol

Fideo - Shirley: Cynorthwyydd Personol

Fideo - Nikki: Ysgrifennydd

Gweithgareddau Gwaith

Fel Ysgrifennydd/Ysgrifenyddes, byddwch yn rhoi cymorth gweinyddol i un neu fwy o Reolwyr, er bod rhai Ysgrifenyddion yn cefnogi timau bychain neu adrannau cwmnïau.

Fel arfer, byddwch yn ateb galwadau ffôn, yn delio ag ymholiadau rheolaidd, yn cymryd negeseuon ac yn penderfynu pa alwadau sydd angen sylw'r Rheolwr ar unwaith. Gallech fod yn gyfrifol am wirio e-byst a phost sydd wedi cyrraedd a phenderfynu pa ohebiaeth y mae angen i'r Rheolwr edrych arni a delio â hi'n bersonol.

Byddwch yn trefnu ac yn blaenoriaethu gohebiaeth y swyddfa ar ran eich Rheolwr a byddwch fel arfer yn cadw system ffeilio ar-lein, fel y gellir dod o hyd i ddogfennau eto lle bo angen.

Weithiau, bydd Uwch-Reolwyr yn arddweud llythyrau wrthych felly efallai bydd angen i chi ddefnyddio trawslythrennu clywedol neu weithiau law-fer neu sgiliau ysgrifennu'n gyflym. Fel Ysgrifennydd/Ysgrifenyddes, byddwch yn cadw dyddiadur eich Rheolwr ac efallai y byddwch yn trefnu cyfarfodydd ar ei ran. Hefyd, bydd angen i chi lunio agenda cyn cynnal cyfarfod, cymryd cofnodion cywir (yn aml, trwy ddefnyddio llaw-fer neu ysgrifennu'n gyflym) gan eu hysgrifennu'n derfynol mewn modd cywir ar ôl hynny. Cyn i'r cyfarfod ddechrau, byddwch yn anfon yr agenda ac unrhyw ddogfennau perthnasol eraill i'r bobl fydd yn mynd i'r cyfarfod (fel arfer trwy e-bost). Efallai y byddwch yn cyfarch ymwelwyr neu gleientiaid ac yn trefnu lluniaeth iddynt. Mae rhai Ysgrifenyddion yn gwneud trefniadau teithio'r Rheolwr, gan drefnu ystafelloedd mewn gwestai a chynllunio'r amserlen ar gyfer y daith. Gallech hefyd wneud hyn ar gyfer cydweithwyr rhyngwladol neu gleientiaid sy'n ymweld â'r sefydliad.

Gall Ysgrifenyddion profiadol helpu'r Rheolwyr i wneud defnydd mwy effeithiol o'u hamser. Byddwch yn defnyddio'ch doethineb i fynd â phwysau diangen neu ymyrraeth gyson oddi ar eich Rheolwr. Bydd Uwch-Ysgrifenyddion a Chynorthwywyr Personol yn defnyddio'u doethineb i wneud penderfyniadau ar ran eu Rheolwr.

Weithiau, efallai y byddwch yn mynd gyda'ch Rheolwr ar deithiau busnes neu i fynychu cynadleddau.

Mae meysydd arbenigol yn cynnwys gwaith cyfreithiol, meddygol, ysgol, amaethyddol a dwyieithog .

Gallai'r gallu i ddarllen, ysgrifennu a siarad Cymraeg fod o fantais i chi wrth chwilio am waith yng Nghymru.

Rhinweddau Personol a Sgiliau

I ddod yn Ysgrifennydd, byddwch angen:< UL class="list3 ">sgiliau

  • bysellfwrdd, prosesu geiriau a thrawslythrennu clywedol yn ogystal, o bosib, â llaw-fer neu ysgrifennu'n gyflym
  • Saesneg da yn ysgrifenedig ac ar lafar
  • sgiliau trefnu cadarn i gynllunio'ch llwyth gwaith a'i flaenoriaethu
  • y gallu i weithio ar eich menter eich hun
  • dull effeithiol, cywir a threfnus o weithio: bydd angen i chi roi sylw i fanylder
  • ffordd dda o ddelio â phobl dros y ffôn ynghyd â bod yn gwrtais ac o gymorth i ymwelwyr
  • sgiliau rhyngbersonol
  • y gallu i feddwl yn gyflym a pheidio â chynhyrfu dan bwysau
  • parch tuag at gyfrinachedd gan y gallech fod yn ymdrin â gwybodaeth bersonol, gyfrinachol neu sensitif
  • y gallu i ddeall y modd y mae'r sefydliad yn gweithio; er enghraifft, perthynas y cwmni â chwsmeriaid neu gleientiaid
  • Hefyd, efallai y bydd angen i chi ddefnyddio pecynnau meddalwedd fel taenlenni, meddalwedd cyflwyniadau, rhaglenni cyhoeddi pen bwrdd neu gronfeydd data.

    Cyflog a Chyfleoedd

    Cyflog

    Cyfraddau cyflog bras sydd i'w gweld isod.

    • Cyflog cychwynnol: £20,000 - £22,5000
    • Gyda phrofiad: £25,000 - £29,500
    • Mae Uwch Ysgrifenyddion yn ennill £32,500 - £36,000

    Oriau gwaith

    Fel arfer, mae Ysgrifenyddion yn gweithio 35 i 39 awr, o ddydd Llun i ddydd Gwener. Gallai trefniadau llawn-amser, rhan-amser, dros dro a gweithio'n hyblyg fod ar gael.

    Gallai gwaith dros dro neu ar gontractau byrdymor fod ar gael gan asiantaethau gwaith swyddfa ac ysgrifenyddol.

    Ble y gallwn i weithio?

    Mae'r cyflogwyr yn fusnesau a sefydliadau ym mhob sector o ddiwydiant, masnach a gwasanaeth cyhoeddus.

    Mae cyfleoedd yn bodoli i Ysgrifenyddion mewn trefi, dinasoedd a rhai ardaloedd gwledig ledled y Deyrnas Unedig.

    Ble y caiff swyddi gwag eu hysbysebu?

    Caiff swyddi gwag eu hysbysebu mewn papurau newydd lleol/cenedlaethol, ar wefannau recriwtio a gwefannau cyflogwyr, ac ar Universal Jobmatch (www.gov.uk/jobsearch)>). Mae gwefannau'r cyfryngau cymdeithasol, megis LinkedIn, Twitter neu Facebook, yn ffordd dda o rwydweithio, dod o hyd i swyddi gwag, a chysylltu â chyflogwyr posibl. Sicrhewch fod eich proffil yn rhoi argraff broffesiynol a fydd yn ddeniadol i ddarpar gyflogwyr. Darllenwch ein Herthygl Gwybodaeth Gyffredinol ynghylch'Darganfod Gwaith Ar-lein'.

    Llwybrau Mynediad a Hyfforddiant

    Llwybrau mynediad

    Cwrs llawn neu ran amser mewn astudiaethau ysgrifenyddol/gweinyddol yw'r mynediad arferol. Mae amryw o gyrsiau yn darparu sgiliau ysgrifenyddol a defnyddio technoleg gwybodaeth megis prosesu geiriau, llaw-fer a thrawslythrennu clywedol yn ogystal â sgiliau cyffredinol busnes a swyddfa.

    Mae'r cyrsiau yn arwain at gymwysterau'r Sefydliad Rheoli Gweinyddol (IAM), OCR, EDI, City & Guilds neu BTEC ac maen nhw ar gael mewn colegau addysg bellach lleol.

    Llwybr arall yw dod o hyd i waith yn Gynorthwyydd Gweinyddol a dysgu yn y swydd gan astudio'n rhan amser tuag at gymwysterau ysgrifenyddol a gydnabyddir yn genedlaethol.

    Mae Prentisiaeth Lefel Ganolradd neu Uwch Brentisiaeth yn fan cychwyn da.

    Hyfforddiant

    Yn aml, mae ysgrifenyddion yn dilyn cyrsiau byrion i gadw'u sgiliau'n gyfredol. Pe hoffech chi hyfforddiant, mae BTEC yn cynnig cymhwyster lefel 2 mewn gweinyddu busnesau. Ceir ystod o unedau'n rhan o'r cwrs, gan gynnwys:

    • cyfathrebu yn yr amgylchedd busnes
    • trin a thrafod llythyrau
    • darparu gwasanaethau derbynfa
    • darparu cefnogaeth weinyddol mewn cyfarfodydd
    • rheoli systemau dyddiadurol
    • cydgasglu ac adrodd am ddata
    • cofnodi munudau mewn cyfarfodydd
    • defnyddio e-bost
    • cyfrannu ar brosiect
    Mae'r cwrs yma hefyd ar gael ar lefel 1, 3 a 4. Gallai cyrsiau eraill fod ar gael i chi yn lleol.

    Profiad Gwaith Bydd gan rai ymgeiswyr brofiad o waith perthnasol, megis gwaith swyddfa neu weinyddu. Gallech gychwyn Prentisiaeth Lefel Ganolradd neu Uwch-brentisiaeth mewn busnes a gweinyddu.

    Dilyniant

    Gall Ysgrifenyddion profiadol ddod yn Gynorthwywyr Personol neu yn Rheolwyr Swyddfa, yn sgîl mwy o hyfforddiant a phrofiad. Er enghraifft, mae'r IAM yn cynnig dyfarniadau, tystysgrifau a diplomâu ym maes rheoli gweinyddol a busnes lefel 2 i 6.

    Deddf Adsefydlu Troseddwyr

    Mae gweithio fel ysgrifennydd mewn rhai sefyllfaoedd, er enghraifft, bod â mynediad at bobl sy'n cael gwasanaethau iechyd neu mewn ysgol yn eithriad i Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr 1974. Ystyr hynny yw bod yn rhaid i chi roi gwybod i gyflogwr am unrhyw rybuddion, ceryddon, rhybuddiadau neu gollfarnau sydd wedi'u disbyddu heb ddarfod, os byddant yn gofyn i chi wneud hynny. Mae hyn yn wahanol i lawer o yrfaoedd eraill, lle nad ydych yn gorfod datgelu gwybodaeth ond am gollfarnau heb ddarfod os gofynnir i chi wneud hynny.

    Cymwysterau

    Mae gofynion mynediad i gyrsiau ysgrifenyddol yn amrywio yn ôl y cwrs a'r coleg. Efallai y bydd rhai yn gofyn i chi sefyll prawf mynediad.

    Mae cyflogwyr yn debygol o ofyn am tua 4 TGAU ar radd C/4 ac uwch, gan gynnwys Saesneg.

    I wneud rhai swyddi, gallai cyflogwyr ddisgwyl i chi fod wedi cael addysg hyd at Safon Uwch (neu gyfwerth). Efallai y byddai'n well gan rai cyflogwyr raddedigion.

    I gael lle ar Brentisiaeth Lefel Canolradd neu Uwch Brentisiaeth, bydd arnoch angen pum TGAU ar radd C/4 neu uwch fel arfer, a hynny efallai'n cynnwys Saesneg a Mathemateg.

    Efallai byddai cymhwyster sy'n gysylltiedig â gwaith mewn pwnc busnes, fel cymhwyster BTEC Lefel 2 neu Lefel 3 yn dderbyniol.

    Yn gyffredinol, mae cyflogwyr am weld tystiolaeth o sgiliau bysellfwrdd cyflym a chywir, sef 45 i 50 gair y funud fan lleiaf; mae rhai cyflogwyr yn disgwyl 60 i 75 gair y funud. Pan fydd cyflogwr eisiau sgiliau llaw-fer, maent fel arfer yn gofyn am gyflymdra o 80 i 100 gair y funud.

    Cyfleoedd i Oedolion

    Cyfyngiadau Oedran

    Mae'n anghyfreithlon i unrhyw sefydliad osod cyfyngiadau oedran ar gael mynediad i waith, addysg neu hyfforddiant, oni bai eu bod yn medru dangos bod gwir angen am y cyfyngiadau hynny.

    Mynediad

    Mae cefndir perthnasol gan rai dechreuwyr, fel ym maes gwaith gweinyddol a gwaith swyddfa.

    Efallai y gallech gymryd Prentisiaeth Lefel Ganolradd neu Brentisiaeth Lefel Uwch ym maes Busnes a Gweinyddiaeth.

    Cysiau

    Mae nifer o golegau yn cynnal cyrsiau sydd wedi'u hanelu at bobl sydd am ennill neu ddiweddaru eu sgiliau bysellfwrdd a'u sgiliau ysgrifenyddol. Gellir trefnu'r rhain fel cwrs carlam llawn amser dros ddau dymor neu yn rhan amser neu ar-lein.

    Fel arfer, bydd y colegau yn fodlon ystyried ceisiadau oddi wrth oedolion sydd heb fod yn cwrdd â'u gofynion mynediad arferol. Dylech wirio polisi derbyn y colegau unigol.

    Ystadegau

    • Mae 5% o ysgrifenyddion yn hunangyflogedig.
    • Mae 33% yn gweithio'n rhan amser.
    • Mae 22% yn gweithiooriau hyblyg.
    • Mae 3% o'r gweithwyr yn gweithio dros dro.

    Gwybodaeth Bellach

    Apprenticeships

    National Apprenticeship Service (NAS)

    Ffôn 0800 015 0400

    E-bost nationalhelpdesk@findapprenticeship.service.gov.uk

    Gwefan www.apprenticeships.org.uk

    Skills Development Scotland - Modern Apprenticeships

    Ffôn 0800 9178000

    E-bost info@skillsdevelopmentscotland.co.uk

    Gwefan www.myworldofwork.co.uk/modernapprenticeships

    Institute of Administrative Management (IAM)

    Ffôn 020 7091 2600

    E-bost info@instam.org

    Gwefan www.instam.org

    City & Guilds

    Cyfeiriad 1 Giltspur Street, London EC1A 9DD

    Ffôn 020 7294 2468

    E-bost learnersupport@cityandguilds.com

    Gwefan www.cityandguilds.com

    Skills CFA

    Ffôn 020 7091 9620

    E-bost info@skillscfa.org

    Gwefan www.skillscfa.org

    Institute of Chartered Secretaries and Administrators (ICSA)

    Cyfeiriad 16 Park Crescent, London W1B 1AH

    Ffôn 020 7580 4741

    E-bost info@icsaglobal.com

    Gwefan www.icsaglobal.com

    Careers Wales - Welsh Apprenticeships

    Ffôn 0800 028 4844

    Gwefan ams.careerswales.com/

    People Exchange Cymru (PEC)

    Public sector recruitment portal for Wales

    E-bost peopleexchangecymru@gov.wales

    Gwefan www.peopleexchangecymru.org.uk/home

    Croeso i Gyrfa Cymru

    Dewiswch iaith

    Cymraeg

    Welcome to Careers Wales

    Please select your language

    English